1- Aspectos operacionales La integración de las mejores prácticas debe estar alineadas con el compromiso adquirido por la empresa en su política de derechos humanos, mediante el desarrollo de acciones que aseguren su permanencia en el tiempo, por lo que pueden estar asociadas a procedimientos, manuales, guías u otro tipo de documentación que permita su aplicación de manera consistente, dejando claro cuáles son las consecuencias en caso de no hacerlo. El Principio Rector 19, es parte de los principios operativos de debida diligencia en materia de derechos humanos, indica a las empresas como incorporar en sus funciones y procesos para implementar acciones para prevenir y mitigar las consecuencias negativas que puedan generarse por incumplir los derechos humanos. La política de proveedores, los compromisos generales a cumplir por los proveedores, así como la implementación de medidas de priorización, procedimientos de debida diligencia de proveedores, gestión y seguimiento a los mismos forman parte de los esfuerzos de integración. Para llevar estos elementos que operativizan el compromiso de la empresa en relación a sus proveedores prioritarios, la empresa puede elaborar un código de conducta, procedimientos, políticas u otros documentos según sea apropiado a su contexto y asegurar que los mismos se comuniquen a la cadena de suministro. A raíz de los resultados obtenidos en la fase de debida diligencia de la cadena de suministro, la empresa ha de planificar junto con el proveedor prioritario la estrategia de trabajo conjunta que van a desarrollar para asegurar cumplimiento. El objetivo de esta etapa será el de mejorar aquellos aspectos que se hayan valorado como negativos o insuficientes en evaluación y trazar un plan con plazo, metas e indicadores o criterios de verificación claros que permita asegurar cumplimiento en términos determinados. La comunicación fluida con la cadena de suministro es clave en todo el ciclo de Planear, Integrar, Verificar y Actuar. La comunicación facilita entre otras cosas la gestión administrativa y agiliza el seguimiento de los pedidos y la calidad de la relación proveedor prioritario-empresa. Igualmente permite el fortalecimiento de la relación desde la perspectiva de derechos humanos. Para asegurarse de que los planes establecidos en la fase de implantación de mejoras y reparación, de ser aplicable, por parte del proveedor prioritario se cumplen, se recomienda que las empresas hagan un seguimiento continuo y cercano de su cadena de suministro. Éste se puede realizar a través de visitas a las plantas y de auditorías, aunque el proceso en cada caso dependerá del riesgo de cada proveedor prioritario. Se recomienda incluir en el contrato con el proveedor prioritario qué controles se van a llevar a cabo para evitar así posibles malentendidos entre ambas partes. De esta forma, en caso de que se decida rescindir el contrato por irregularidades descubiertas tras uno de estos controles, el contrato respaldará legalmente la decisión. Aquellas empresas con pocos recursos para contratar auditorías pueden incluir en sus contratos una cláusula en la que se mencione su derecho a acceder a los resultados de auditorías externas que se hayan llevado a cabo por la empresa proveedora, o bien por un tercero.
La realización de auditorías o inspecciones suele responder a la búsqueda de resultados respaldados con información más estandarizada y concisa, lo que puede llevar a la generación de listas de verificación. El incumplimiento de los criterios acordados en los planes de acción o determinados en la debida diligencia de proveedores prioritarios, o bien indicados en el contrato puede derivar en penalizaciones o en la ruptura del contrato. Con el fin de evitar por parte de la empresa obtener beneficios con las prácticas laborales de terceras partes que no cumplan con la legislación nacional y los derechos humanos, aparte de los compromisos generales, contratos y auditorías asociadas a la cadena de suministro primaria según su prioridad, es importante considerar, según su prioridad igualmente, medidas equivalentes en intermediarios que proveen de trabajadores a la empresa; la definición y aplicación de políticas respecto del uso de agencias de empleo y requerimientos laborales; la auditoria de la relación y del tipo de contrato entre el tercero y los trabajadores; la realización de visitas no programadas e inspecciones visuales de los procesos de negocios centrales de proveedores prioritarios; la supervisión de los contratistas y demás intermediarios que proveen trabajadores; el monitoreo del cumplimiento por parte de terceros entre otras opciones que según contexto, prioridad y capacidad de control e influencia pueden ser de valor. La cadena de suministro de una empresa puede ser compleja y comprender un gran número de proveedores prioritarios lo que puede implicar la programación de seguimientos y controles en ellos. La organización puede en este caso delimitar proveedores más prioritarios para aplicar el modelo de gestión según sus posibilidades, y conforme gire en el ciclo de mejora ir agregando otros proveedores prioritarios con el tiempo. La eficacia con la cual la empresa se ocupe de la cadena de suministro dependerá de la influencia que esta pueda ejercer en ella. En situaciones en las que exista una cadena de suministro integrada por proveedores que dependan de la empresa para su propia viabilidad comercial, dicha influencia y el riesgo para la empresa a causa de incumplimientos de los proveedores pueden ser elevados. Conforme la cadena de suministro se extienda hacia mercados de productos o servicios donde las operaciones de la empresa tengan poca incidencia, la revisión de la cadena probablemente reflejará cuestiones sectoriales en lugar de mostrar oportunidades de mitigación específicas por su relación con la empresa. Pueden darse casos de proveedores en el extranjero, donde en caso de ser prioritarios, pueden existir limitaciones para la aplicación de la debida diligencia mediante auditoría, siendo que esta puede reducirse a declaraciones de proveedor, informes de otros o incluso información en medios sobre el proveedor.
Con respecto al trabajo infantil y al trabajo forzoso, la empresa debe actuar para evitar todo beneficio o ganancia económica procedente de tales prácticas. La empresa debe esforzarse especialmente y actuar con mayor dedicación cuando tales prácticas sean situaciones predominantes o conocidas dentro de ciertas etapas de la cadena de suministro, en industrias específicas o en zonas geográficas determinadas. Las empresas deben aprovechar su influencia al máximo a fin de eliminar el trabajo infantil y el trabajo forzoso de su cadena de suministro. Asimismo, las empresas deben adoptar medidas para garantizar la prevención o la eliminación en la cadena de suministro de situaciones que pongan en peligro la vida de los trabajadores (por ejemplo, la exposición a riesgos de caídas o golpes significativos, la exposición a sustancias peligrosas y la exposición a riesgos eléctricos no controlados). Estos elementos siempre deberían ser considerados riesgos significativos. Si la empresa descubre que existe trabajo forzoso o trabajo infantil en la cadena de suministro, debería buscar asesoramiento profesional sobre las medidas adecuadas a adoptar para resolver el problema. En procesos tales como los procedimientos de compras se debería garantizar la inclusión de requisitos específicos sobre trabajo infantil, trabajo forzoso y cuestiones de seguridad en el trabajo en los pedidos y contratos con los proveedores. También, estos mecanismos deberían incluir aquello riesgos que atenten contra la biodiversidad y el ambiente Cuando se presenten situaciones en las que se identifican riesgos como los indicados en el párrafo anterior, la empresa debería identificar formas de abordarlos y reducir sus riesgos, de una manera congruente con su grado de control e influencia sobre su cadena de suministro, especialmente en proveedores primarios que le suministran en forma constante la mayoría de los recursos esenciales para los procesos centrales de negocios.
2- Aspectos de apoyo y gestión El personal de la empresa vinculado al ciclo de Planear, Integrar, Verificar y Actuar en la cadena de suministro debería ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Estas personas deberían ser conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuye al cumplimiento del compromiso político de la empresa en materia de derechos humanos. La empresa debería establecer, implementar y mantener procedimientos para el recibo, documentación y respuesta oportuna a las comunicaciones pertinentes de los proveedores y otras partes interesadas externas. Así mismo, la empresa debería elaborar, publicar y divulgar periódicamente información relevante en materia de derechos humanos dirigida a proveedores, tales como los principios y compromisos generales, así como prácticas de cumplimiento de negocio, información para la toma de conciencia y logros en materia de derechos humanos. La empresa debería establecer y mantener de forma controlada la información documentada que determine como necesaria para asegurar eficacia en la gestión de la cadena de suministro desde la perspectiva de respeto a los derechos humanos.
